15.11.2016   «День управления документами и процессами» как это было


9 ноября 2016 г. в Екатеринбурге прошел «День управления документами и процессами».

Организатор – дистрибьютор Фирмы «1С» по Свердловской и Курганской области ООО «Прайм Регион».

            

Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению 1С:Документооборота, Фирмы «1С» рассказала, что умеет «1С:Документооборт». В первую очередь заказчики используют это решение для управления внутренними документами: финансовыми заявками и договорами, для учета мероприятий, совещаний, составления протоколов, контроля исполнения задач, организации форумов, обсуждений и голосований. Особенно удобно, что решение можно использовать в Web, на смартфонах и планшетах на платформах Андроид и iOS, гибко управлять правами доступа. На каждый документ или файл в программе ведется учетно-регистрационная карточка. Она хранит все важные сведения о документах и обо всем что с ними связано – резолюции, связанные документы, историю изменения, задачи, содержит все команды работы с документами. В карточке более 70 реквизитов. Востребованы и другие возможности программы: полнотекстовый поиск, хранение и сравнение версий файлов, контроль исполнительской дисциплины. При работе с бумажными документами помогает функция работы со штрих-кодами. «1С:Документооборт» умеет работать с шаблонами документов, это гарантирует, что документы организации будут содержать всю необходимую информацию и будут выглядеть как положено. Использование шаблонов документов - это способ сократить работу сотрудников руками и уменьшить вероятность ошибок, т.к. все, что можно программа заполняет сама по заранее настроенным правилам. Результат, который получают пользователи: скорость, порядок, качество при работе с документами. Руководитель с помощью программы имеет ответы на такие вопросы: «На что тратят время сотрудники?», «Как долго обрабатываются документы?», «Чьи материалы согласуются хуже всего?», «Кто задерживает исполнение?» и другие. Надежда привела данные об использовании «1С:Документооборт» в Фирме «1с», где более 900 сотрудников ежедневно работают в программе.

Особенным интересом пользовался доклад ГК «Эрикос». Он был необычный. Это было коллективное творчество исполнителя проектов, ГК «Эрикос», и заказчиков: ГК «Экстрол», ТК «ЕВРОАЗИЯ», ПАО «Уралмашзавод». Доклад был посвящен совместному использованию решений «1С: Документооборот» и «1С:УПП».

            

Семен Митяев, руководитель отдела разработки и внедрения ГК «Эрикос», рассказал о задачах проекта в ГК «Экстрол»: создание договора по утвержденным шаблонам, оперативное согласование, регистрация, контроль наличия оригинала, архив договоров с удобным доступом к сканам с учетом прав доступа. Яна Юрьева, ведущий юрисконсульт заказчика, подтвердила, что новая схема работы позволила: ускорить процедуру создания и согласования договора, удобно использовать утвержденные шаблоны, максимально ограничить работу с несогласованными договорами в «1С:УПП», сохранив «экстренную» схему работы, сохранить действующую схему работы «по счету».

            

У ПАО «Уралмашзавод» свои особенности учета и согласования договоров: большой объем договоров и договорных документов, сложные маршруты согласования, большое количество пользователей. Совместная работа команд УИТ «Уралмашзавода» и ГК «Эрикос» включала создание контрольного примера, разработку технического задания, обучение и поддержку пользователей. Владислав Рыбаков, заместитель директора по ИТ ПАО «Уралмашзавод», показал итоговую общую схему согласования договоров, пример маршрута согласования договоров. «Масштабность работы ошеломляет стороннего специалиста,» - отзывались о докладе другие участники конференции.
В ТК ЕВРОАЗИЯ «1С: Документооборот» используется для согласования документов, создаваемых в «1С:ERP». Ольга Гордеева, ведущий экономист ТК ЕВРОАЗИЯ, рассказала, о задачах проекта: согласование текущих документов с оповещением ответственных, возможность гибкой настройки/изменения маршрутов согласования без привлечения программистов, возможности дальнейшего расширения согласуемых документов без существенных доработок конфигурации. Благодаря команде ГК «Эрикос» эти задачи были достигнуты.
Участники конференции узнали, что в «1С:Документообороте» можно вести проектный учет. План проекта, диаграмма Ганта – объекты типовой конфигурации. Благодаря им управлять проектами становится просто: легко спланировать проект, легко вести учет работы команды, легко получить ответ на вопрос «как дела на проекте». Об этом рассказала Надежда Меркурьева.

            

О практике совместного внедрения «1С:ERP» и «1С:Документооборот» рассказали Олег Бурнейко, директор компании «Геософт-Консалт» и Ирина Филимоненкова, руководитель проекта. Первоочередные задачи, которые поставил заказчик перед проектной командой в части документооборота: контроль исполнения поручений, приказов, распоряжений, задач и наведение порядка в документах. В результате «1С:Документооборот» был интегрирован с 13 типовыми конфигурациями, в т.ч. с «1С:ERP» на уровне обмена данными и обмена документами. Бесшовная интеграция позволила в рамках выполнения определенного процесса, происходящего в одной ИС, незаметно для пользователя переходить к работе в другой ИС. В ходе проекта для организационного обеспечения бизнес-процессов были разработаны «Положение о делопроизводстве», «Положение о работе с распорядительной документацией», «Положение о работе с договорной документацией», «Положение о работе с локальными нормативными актами», «Регламент по управлению продажами», «Регламент по управлению производством», «Регламент по управлению закупками и запасами».
Наталья Шведова, руководитель отдела корпоративных проектов, ГК «АиБ», рассказала о задачах планирования, учета и контроля в «1С:Документообороте». ГК «АиБ» работает не только на российском, но и на международном рынке. На проекте внедрения «1С:Управления холдингом» в Холдинге «БТК Групп» «1С:Документооборот» позволил быстро, в течение 2-3 часов, готовить новую версию документа в условиях территориальной разобщенности команды. На том же проекте внедрение учета рабочего времени позволило получать информацию по видам работ, по проектам, и определить финансовый результат с отнесением оплаты труда и отчислений как прямых затрат на соответствующий проект. Наталья показала еще один интересный инструмент «1С:Документооборота» - механизм управления мероприятиями. Он позволяет планировать, организовывать, контролировать ход подготовки и исполнения мероприятий; анализировать проводимые мероприятия; существенно сократить время на организацию мероприятия и утверждение документов по мероприятию; организовать четкую фиксацию управленческих решений и контроль их исполнения. Доклад Марии Александровна Неверова, консультанта-методолога ГК «АиБ», «Документооборот на мобильных устройствах» сопровождался живой демонстрацией решения.
Все доклады были настолько убедительны, что вывод «надо внедрять» сделали все участники конференции, у которых решение «1С:Документооборот» еще не работает.

            
Надежда Меркурьева рассказала о новой услуге от Фирмы «1С» - консалтинг в управлении документами и об успешном опыте пилотных проектов. Результат такого консалтингового проекта: выстраивается правильная система управленческого документооборота, требования к автоматизации формируются с учетом корректировки делопроизводственных процедур (по методике «как надо»), задается единый стандарт для создания документов (повышается скорость подготовки документов и их качество, создаются единые правила работы с документами, нет споров, кто за что отвечает), формируется центр компетенции по документообороту.
Руководитель предприятия получает высокое качество подготовительных работ, уверенность в конечном результате внедрения «1С:Документооборота», экономию времени.

В конференции принимали участие клиенты - пользователи программы. Михаил Игитов, заместитель директора по организационному развитию, «УГМК - ОЦМ» рассказал о практике замены бумажного документооборота в своем холдинге. В дивизион входят 3 российских завода, один завод в Сербии, и группа предприятий в Западной Европе. Все они имеют свою историю, обладают индивидуальной корпоративной культурой, находятся в разных городах. Требования к скорости и надежность обмена документами между предприятиями при этом значительно возрастают. Клиентами компании находятся по всей стране, что также накладывает отпечаток на практику обмена документами. «Написать эмейл, собрать митинг и решить вопрос» здесь не работает. Нужны юридически значимые документы – приказы, служебные записки, задачи по их исполнению и контроль. Холдинг использует «1С: Документооборот» уже почти 6 лет. Около 700 реальных пользователей ежедневно работают в системе, в ней хранится более 250 тысяч документов всех типов и видов. Большинство из них не имеет бумажных или отсканированных копий, а оформлены от начала и до утверждения в системе «1С:Документооборот». В системе запущено около 500 000 бизнес-процессов, выполнено почти 1 500 000 задач, хранится более 700 000 файлов. Это значительные показатели! По мнению Михаила при внедрении систем документооборота методики внедрения учетных, ERP систем не работают. С самого начала в «УГМК – ОЦМ» выбрали такой подход – вытеснить бумажные документы во что бы то ни стало! Далее была поставлена бизнес цель - поднять исполнительскую дисциплину. Распространение системы началось сверху вниз. Генеральный директор не принимает документы от директоров по направлению в бумажном виде. Кто готовит эти документы? Их заместители. Информацию заместителям предоставляют или с заводов или сотрудники управляющей компании. Да, остаются индивидуумы, которые борются с системой. Но это уже не влияет на общий вектор развития. Простые и эволюционные методы позволили достичь значимых результатов. Главную оценку дал генеральный директор: «Если раньше я обрабатывал входящую документацию за несколько часов – то теперь за 30 минут». Михаил дал несколько ключевых советов тем, кто только начинает:
  • Простота – залог успеха! Начните с простого и идите к сложному.
  • Держите ритм – бизнес меняется постоянно!
  • Первое лицо должно постоянно пользоваться системой и все в большем объеме.
  • Выделяйте бизнес-аналитиков – работы с процессами в организации им точно хватит.
  • Требования к техническому обеспечению требуют особого внимания, особенно - надежность и быстродействие. Ведь операции свертки неприменимы.
  • У процесса нет конца – примите, что вам надо заниматься постоянно.
Бизнес-аналитик компании «УГМК-ОЦМ» Мария Вавилова рассказала об управлении бизнес-процессами с помощью «1С:Документооборот». Возможность автоматизации процессов позволяет серьезно повысить продуктивность работы организации. На сегодняшний день в «УГМК-ОЦМ» настроены шаблоны процессов: процесс обработки служебных записок, рекламаций, согласования и исполнения приказов и другие, всего более 80 шаблонов комплексных процессов. Сотрудники оценили удобство использования автоматизированных процессов. Если раньше инициатором автоматизации было Управление оптимизации процессов, то сейчас в половине случаев кандидаты на автоматизацию уже выдвигаются самими подразделениями. «Алгоритм работы стандартный – рисуем схему процесса, готовим регламент и настраиваем шаблон процесса. Пишем инструкцию, при необходимости обучаем пользователей, запускам процесс в эксплуатацию. Использование процессов позволяет с точностью до минуты фиксировать время начала работы с документом, время перехода документа от одного исполнителя к другому. Это позволяет контролировать дисциплину сотрудников. Автоматизированные процессы не решают административные проблемы, но они дают достаточную информацию для их обнаружения и анализа. Это позволяет нивелировать значение «человеческого фактора» – в первую очередь это касается соблюдения сроков процесса».
Сергей Буров, главный специалист Управления по информационным технологиям «УГМК-ОЦМ», рассказал про практику продвинутой настройки системы «1С:Документооборот», о возможностях отдельных её механизмов и привел реальные примеры использования. Перед УИТ стояла цель - повысить эффективности работы пользователя на его рабочем месте. Сергей рассмотрел 2 способа повлиять на эффективность: избавить пользователя от лишних действий и помочь руководителю в принятии решений. В первом способе задачу решают шаблоны документов и процессов, механизмы гибкой настройки автозаполнения и маршрутов бизнес процессов, механизм бизнес-событий. Во втором на первое место выходит удобство для руководителя, а не максимальный функционал, и максимальный приоритет имеет просмотр документа и материалов задачи, а так же скорость (= удобство) обработки, то есть вынесения решения. По мнению Сергея Фирма «1С» в составе и платформы и конфигурации «1С:Документооборот» предоставляет достаточное количество инструментов для обеспечения комфортной работы. Воспользовавшись этими возможностями специалисты способны повысить как производительность труда, уменьшив участие пользователей, так и достичь комфорта и удобства работы.

В заключение Максим Еременко, руководитель направления ЭДО фирмы «1С», рассказал об особенностях внедрения ECM при переходе на ЭДО. Стратегическая цель внедрения ЭДО – это «транспорт» для доставки электронных документов в информационную систему и работы с ними, в соответствии с принятыми в компании едиными стандартами работы с документами. Максим привел пример успешных проектов и анонсировал новую услугу в рамках проекта «Консалтинг в управлении документами»: вариант 1 - постановка документооборота перед внедрением СЭД, вариант 2 - постановка документооборота перед внедрением СЭД и ЭДО.
 
 
Другие публикации ВСЕ ПУБЛИКАЦИИ »
Рейтинг@Mail.ru